11 zalet użytkowania systemu BikeService

   Niezależnie od tego czy mamy do czynienia z dużym czy małym serwisem rowerowym ważna jest obsługa klienta i zleceń jakie od niego przyjmujemy. W dzisiejszym świecie liczy się czas i sposób podejścia do wielu istotnych kwestii, które przekładają się na dobre relacje z każdym kogo obsługujemy. Dlatego w tym artykule skupimy się na zaletach korzystania z naszego systemu BikeService, aby pokazać co można dzięki niemu zyskać i jak to wpływa na pracę całej firmy niezależnie od zakresu świadczonych usług.

1. Rejestracja i obsługa wszystkich klientów serwisu
W zależności od tego jaki rower przyjmujemy do serwisu możemy zawsze go zarejestrować bezpośrednio w systemie. Wyjątkiem są klienci, którzy przychodzą tylko wymienić dętkę od ręki. Takich klientów raczej nie wpisujemy. W każdym innym przypadku kiedy rower zostaje w serwisie i musi mieć potwierdzenie przyjęcia, a w nim: swój opis naprawy, dane właściciela, opis różnych punktów charakterystycznych np. mocnych zadrapań lakieru oraz rozliczenia kosztów, to wpisujemy go do systemu.  W przypadku zgłoszeń z aplikacji duża część procesu przyjmowania roweru bardzo skraca czas rejestracji. Należy też podkreślić, że w porównaniu do tradycyjnej formy papierowej, system obsługuje klientów znacznie sprawniej. To ma znaczący wpływ na pracę serwisu w sezonie. Niestety wszystko zależy od tego jak szybko mechanik lub obsługa sklepu do niego się dostosuje.

2. Przyjmowanie zgłoszeń 24/7
Wielu właścicieli serwisów bardzo tego się boi, ze względu na duże obłożenie zleceniami. Jednak jest to obawa nieuzasadniona. Nasze doświadczenie pokazuje, że zgłoszenia, które przychodzą z aplikacji przede wszystkim są często dodawane przez osoby świadome swojego roweru i tego jak pracuje serwis. Natomiast nawet jeśli zgłoszeń jest dużo, istnieje możliwość zablokowania ich przyjmowania w bardzo prosty i szybki sposób. Niemniej jednak, zlecenia dodawane po za godzinami pracy zawsze zaoszczędzają czas na przyjmowaniu roweru do warsztatu, a także dają obraz tego jaki rower lub rowery będą naprawiane. W przypadku klientów „z ulicy” często nie wiadomo z czym danego dnia przyjdzie nam się zmierzyć.

3. Wydruk karty serwisowej
Ważnym elementem, który ma znaczenie przy obsłudze klienta to potwierdzenie przyjęcia roweru do serwisu. W naszym systemie można wydrukować pełną informację czyli tzw. kartę serwisową, którą może a w zasadzie powinien podpisać każdy klient. Oczywiście mamy kopię dla serwisu i dla właściciela roweru. Na końcu znajduje się krótka informacja o konsekwencjach nieodebrania roweru przez dłuższy czas oraz klauzula dot. zasady gromadzenia danych osobowych.

4. Wysyłka wiadomości sms
Nie trzeba szukać numeru do klienta czy też samej kartki z nim wypisanej. System daje możliwość szybkiego wysłania sms-a z informacją o zakończeniu naprawy i co ważne z kosztami. Od strony technicznej wygląda to tak, że podajemy cenę usługi oraz cenę wykorzystanych części, które po zsumowaniu trafią do wysyłanego smsa. Łatwo, szybko i przyjemnie :)

5. Komentarze serwisowe
Oprócz standardowych komentarzy widocznych na karcie serwisowej, w systemie znajdują się również oddzielne komentarze dla serwisantów. Każdy mechanik chcący dopisać dodatkowo do naprawianego roweru (np. zalecenia wymiany części) przy następnej wizycie ma taką możliwość. Ten typ komentarzy nigdzie się nie drukuje, natomiast pozostaje w systemie przy rezerwacji. Taka opcja również jest pomocna przy odtwarzaniu historii serwisowania.

6. Historia napraw
Ponieważ każdy rower jest zapisywany w bazie, to mamy możliwość odtwarzania historii napraw w sposób praktycznie dowolny. Dzięki odpowiednim filtrom wyszukiwanie jest bardzo proste. Każda rezerwacja jest również informacją o tym, jakie były poniesione koszty nie tylko dla klienta, ale również dla mechanika. W aplikacji natomiast użytkownik ma okrojoną wersję tego co jest zapisane w systemie.

7. Podliczanie utargu z napraw
To bardzo prosta funkcja, która również odnosi się do ogólnej statystyki. Przy rozliczeniu naprawy mamy możliwość rozpisać koszty na usługę i części wraz z przypisaniem mechanika. Całość odkładana jest w odpowiednim miejscu w zakładce ze statystykami. Oczywiście jest to tylko jakaś forma wspomagania rozliczeń serwisu, na której można się opierać jedynie w celu określenia skali zarobkowej warsztatu. Decyzja o pełnym zaufaniu do tego co jest w systemie zależy od właściciela, który dopilnuje poprawności uzupełniania danych.

8. Statystyki serwisu
System zawiera pełną informację o tym ile rowerów przechodzi przez serwis. Dokładnie jest pokazane, ile rowerów udało się zrobić w danym miesiącu, ile zrobił dany mechanik oraz ile zarobił. Dodatkowo mamy podany orientacyjnie średni czas naprawy liczony od daty dodania zgłoszenia do zamknięcia statusem „naprawione”. Jest to umowne ze względu na to, że zdarzają się sytuacje kiedy rower musi odstać swoje. Rozdzielamy również ilość napraw przyjętych z aplikacji oraz dodanych ręcznie. Dla osób, które dokładniej monitorują pracę serwisu dodaliśmy również informacje o tym jakie są najczęściej wybierane opcje naprawy (usterki). Ponieważ każdy użytkownik aplikacji ma możliwość oceny wykonanej naprawy tuż po odebraniu roweru, serwis może zobaczyć jakie są statystki tych ocen oraz każdą z nich obejrzeć osobno.

9. Alert o przeterminowanych naprawach
Jeśli rower stoi dłużej w serwisie niż powinien, system pokazuje odpowiedni alert o długości czasu naprawy. Po 3 dniach rezerwacja świeci się na zielono, po 5 dniach na niebiesko, a po 7 dniach już na czerwono. Oczywiście jeśli rower musi stać tak długo, to można jego rezerwację edytować i np. ustawić status „w naprawie”. Wtedy kolor wyświetlanego alertu nie ma dla nas znaczenia, bo wiemy, że ta sytuacja potrwa dłużej.

10. Dodawanie cennika usług
Zdarza się, że klienci mają problem z oceną tego, czy to co chcą naprawić będzie ich kosztowało dużo, czy też może nie. Niestety nie każdy warsztat posiada stronę internetową, a jeśli już posiada, to nie zawsze jest tam umieszczony  cennik napraw. To bardzo ważny aspekt i nikt nie powinien się obawiać cennika konkurencyjnych serwisów. Należy pamiętać, że to nie cena powinna być wykładnikiem przyciągającym klientów tylko jakość. Jeśli jakość będzie na bardzo wysokim poziomie, to klient będzie chciał zapłacić więcej, żeby nie mieć problemów i wydatków później. Z naszego doświadczenia wynika, że większość klientów chce mieć wykonaną usługę na wysokim poziomie i zapłacić za to odpowiednie pieniądze. Tutaj oczywiście zawsze, ale to zawsze pojawiają się rowerzyści, którzy chcą mieć bardzo tanio i bardzo dobrze, jednak naszym zdaniem to serwis decyduje o tym jakich klientów chce finalnie obsługiwać.

11. Obsługa serwisu mobilnego oraz transportu door-to-door
Od samego początku zarówno serwis jak i aplikacja były przystosowane do pełnej obsługi serwisów mobilnych. Staraliśmy się zachęcić klientów do tego, że mają możliwość zamówić sobie naprawę przez aplikację bez potrzeby dzwonienia. Dodatkowo jest to również ukłon w stronę sklepów i serwisów, które same realizują transport door-to-door na terenie danej miejscowości. Nasza usługa, którą świadczymy w Warszawie jest zawsze w pakiecie z dostępem do systemu.

   Staraliśmy się opisać wszystkie najważniejsze zalety dotyczące użytkowania systemu BikeService. Oczywiście zalet i funkcjonalności jest znacznie więcej. Dlatego każdy serwis, który chciałby z nami współpracować zachęcamy do testów systemu. Dajemy min. 14 dni bezpłatnego okresu testowego. Zdajemy sobie sprawę, że nie każdy musi się z nami zgadzać. To co jest zaletą dla jednych, może być wadą dla drugich i nikogo na siłę nie namawiamy do korzystania z naszego systemu.

 
   W każdym roku pracujemy wspólnie z programistami nad poprawą funkcjonowania sytemu oraz dodawaniem nowych opcji. Przed nami obecnie stoi kilka wyzwań dot. zmiany szaty graficznej, wdrożenia kalendarza oraz integracji z systemami zewnętrznymi.

Zapraszamy do obserwowania nas na Facebooku i Instagramie, gdzie staramy się informować o wszystkich nowościach na bieżąco.